¿Cómo planean los operadores turísticos un paquete vacacional? Tiempos de Viaje

No puedo hablar por otros operadores turísticos, pero esto es lo que hacemos. Tenemos dos tipos de paquetes de vacaciones. Aquellos que empaquetamos por nuestra cuenta, sin la participación de un cliente, y vendemos como un itinerario fijo o un recorrido programado. Y aquellos que empaquetamos en consulta con un cliente, para terminar con un paquete diseñado a medida. Supongo que para la mayoría de las personas el término “vacaciones combinadas” significa algo que no tenía diseñado a medida para usted, sino un recorrido comercial con un itinerario fijo. Ambos se pueden comprar con o sin vuelos, pero generalmente recomendamos comprar sin vuelos para garantizar la máxima flexibilidad, a menos que tenga en mente un destino muy fácil y simple como Mauricio, donde simplemente ingresa, se hospeda en un resort y vuela fuera. Esos son paquetes muy simples de vuelo + hotel, con traslados locales al aeropuerto incluidos, por supuesto.

La mayoría de nuestras vacaciones de safari en África se empaquetan en consulta con el cliente y tienen un alto grado de flexibilidad en términos de fechas, elección de alojamiento, nivel de lujo, rango de precios e itinerario. Algunos realmente no llamarían a esto un paquete de vacaciones, pero incluso los viajes que vendemos como paquete de vacaciones con itinerario fijo generalmente se pueden personalizar a pedido.

Entonces, ¿cómo lo planeamos? Tomemos dos tipos de paquetes de safari como ejemplo. Primero, veamos un paquete de safari de Kruger Park que creamos y operamos nosotros mismos. Reservamos alojamiento en el Parque Kruger con un año de anticipación, suficiente para el grupo de tamaño que esperamos tomar (máximo 9 personas en este caso) con una variedad de opciones de alojamiento para elegir. Habitaciones dobles y dobles, habitaciones triples, habitaciones familiares, etc. Diseñamos un itinerario que incluye la máxima visualización del juego en poco tiempo, e incluye traslados desde Johannesburgo y viceversa. En este caso, realizamos esas transferencias nosotros mismos. La elección del campamento depende de la época del año y la disponibilidad. Luego calculamos el costo del transporte, el alojamiento, las comidas, la guía, las tarifas de entrada, las unidades de juego, etc., y decidimos un precio de venta razonable que lo mantenga asequible para el cliente pero que nos deje un margen.

El segundo ejemplo es un paquete de safari en una cabaña de juegos privada en el gran Parque Kruger, que planificamos y armamos pero no operamos nosotros mismos. Aquí todo se reduce al conocimiento del destino, nuestra experiencia de viaje personal, así como el tipo de cliente que tenemos en mente. Por ejemplo, algunos alojamientos son buenos para grupos grandes. Algunos son buenos para viajeros solteros porque no cobran un solo suplemento. Algunos son buenos para parejas de luna de miel, y podríamos decidir construir un paquete de safari de luna de miel en un lujoso e íntimo lodge de safari donde cada unidad tiene una terraza privada y una piscina profunda, el ambiente es romántico e íntimo, y el lodge siempre está preparado para ir. la milla extra para hacer una luna de miel especial, como una cena romántica a la luz de las velas o lo que sea.

Sabemos qué alojamientos utilizar para diferentes tipos de clientes y en diferentes rangos de precios, porque los hemos visitado a todos y sabemos cómo se comparan y cuáles evitar. Si estamos creando un paquete para unas vacaciones familiares, buscamos destinos para niños. Logias cercadas que son seguras para los niños, con habitaciones familiares donde mamá y papá pueden compartir una gran unidad familiar con los niños, y donde la cabaña ofrece un programa para niños (por ejemplo, programa de guardabosques juveniles o juegos para niños). Nuevamente, no todos los alojamientos son adecuados para esto y sabemos qué alojamientos son mejores para esto en diferentes rangos de precios.

Dependiendo de la ubicación del albergue, determinamos la mejor manera de llegar allí. Vuele directamente al albergue en un avión pequeño, o vuele a un aeropuerto cercano seguido de un traslado por carretera, o tal vez incluso un traslado por carretera más largo desde Johannesburgo para un paquete económico donde los clientes desean mantener los costos lo más bajos posible. Se suma el transporte al albergue, la tarifa de entrada a la reserva de caza y, por supuesto, el costo del albergue de safari (que generalmente incluye alojamiento, todas las comidas y unidades de juego) para que podamos calcular un precio exacto para el paquete general. El precio puede variar según la opción de alojamiento, la época del año y la cantidad de personas que reserven, pero nunca cobramos más por el alojamiento y la transferencia que si el cliente hubiera reservado todo directamente en línea. De hecho, tratamos de llegar justo por debajo de la tarifa normal de “rack” publicada (la tarifa de su sitio web está disponible para el público).

Para unas vacaciones combinadas más complicadas, por ejemplo, un safari de 12 días en las Cataratas Victoria, Ciudad del Cabo y el Parque Kruger, hacemos lo mismo pero a mayor escala. Elegimos un alojamiento adecuado en cada destino en función de nuestro propio conocimiento de todos estos destinos (a lo largo de los años los hemos visitado todos e inspeccionado la mayoría de los albergues y hoteles en cada área), y luego reservamos el alojamiento si estamos vendiendo un recorrido programado con fechas de salida fijas, o simplemente fije el precio del itinerario para diferentes fechas y temporadas. Si aseguramos algún vuelo anticipado y ofertas de hotel, podríamos incluir vuelos en el paquete, pero generalmente excluimos los vuelos para mantenerlo lo más flexible posible, y agregamos los vuelos una vez que se conocen las fechas exactas del cliente. Antes de calcular el precio del paquete, por supuesto, pensaríamos y sumaríamos todos los componentes esenciales, como los traslados al aeropuerto, los traslados entre alojamientos, las tarifas de entrada a la reserva de caza o los aranceles de conservación, las comidas, los vuelos locales, si corresponde (traslados en aviones ligeros) y cualquier actividad que deseamos incluir como estándar en el paquete. Se mencionarán todas las actividades opcionales y extras, pero no se incluirán en el costo base.

Para las temporadas altas, los destinos populares y los viajes grupales programados, es posible que tengamos que bloquear el alojamiento por adelantado en nuestros hoteles y albergues preferidos, para garantizar la disponibilidad. Para recorridos más pequeños y personalizados o fuera de temporada alta, no necesitamos bloquear el alojamiento de reserva, y hacemos reservas para clientes individuales según sea necesario. La mayoría de nuestros paquetes, a excepción de nuestros safaris en vehículos abiertos de Kruger Park, son itinerarios personalizados y personalizados, elaborados en consulta directa con el cliente, para garantizar que cumplamos con sus requisitos y presupuesto exactos.

En cuanto a la planificación real del recorrido, la creación de itinerarios y la creación de una cotización o propuesta detallada para un cliente, utilizamos un par de programas de software muy específicos que están diseñados para hacer exactamente eso. Mantenemos constantemente nuestra base de datos actualizada con descripciones de proveedores, tarifas, imágenes, etc., y nuestro software de planificación de viajes extrae esa información de nuestra base de datos según sea necesario. En ese sentido, todo está automatizado, y nuestros clientes obtienen un itinerario digital que pueden imprimir o llevar con ellos en su teléfono inteligente para acceder fácilmente durante su viaje. Incluso el mapa turístico interactivo se genera automáticamente una vez que se ha diseñado el itinerario. Pero aunque el proceso de construcción del itinerario está automatizado, aún preferimos mantener un contacto personal con cada cliente y tener consultores de viajes dedicados que trabajen en cada itinerario y se comuniquen directamente con cada cliente por correo electrónico o por teléfono. Somos un operador turístico relativamente pequeño y el nuestro no es un proceso de reserva automatizado impersonal como lo ofrecen algunas de las grandes agencias en línea o compañías de reservas.

Espero que esto responda a su pregunta y le brinde una idea de cómo los operadores turísticos planean las vacaciones combinadas. Estoy seguro de que hay otros operadores turísticos y agencias de viajes que hacen las cosas de manera diferente.